Para coordenar, supervisionar e orientar as atividades relacionadas à aquisição, distribuição e controle de bens das empresas, o setor de patrimônio é de fundamental importância para que tudo esteja devidamente identificado. O serviço precisa também estar alinhado com o departamento de compras para que todos os produtos adquiridos estejam devidamente em seus lugares.

“A gestão patrimonial, traz vários benefícios para a instituição. A precisão no controle dos bens possibilita um melhor aproveitamento dos equipamentos, garantindo otimização dos recursos da empresa”, aponta Christiani Pedrozo gerente financeira, responsável pelo setor de patrimônio.

Além do processo de alocação dos equipamentos, as ações realizadas pelo setor são necessárias para saber a quantidade de bens patrimoniais que a empresa possui, bem como o local correto que cada item precise estar. No HSJosé este processo não é diferente.

      Para aquisição de equipamentos, móveis, cadeiras, instrumentais cirúrgicos, camas hospitalares, entre outros materiais, o HSJosé, por meio de seus colaboradores, conta com o apoio do setor de patrimônio que faz o controle e inspeção de todo investimento. “Quando os materiais ou equipamentos são alocados em determinado setor, os bens são registrados no sistema Tasy (sistema interno do hospital), por meio de uma placa patrimonial, contendo os dados específicos do material como: descrição do bem, valor, data de aquisição, localização (setor que ele esta alocado), marca, modelo e número de série. Tudo para que haja um controle minucioso sobre os investimentos”, comenta Jaqueline Simão Ghisleri.

      Antes de realizar a aquisição de qualquer produto, o serviço recebe todas as especificações para que possa ser feita a conferência correta dos produtos em sua chegada. Os produtos são cadastrados no sistema Tasy, conferidos e etiquetados, recebendo um número de série onde é possível identificar com todos os dados específicos de cada equipamento. 

O processo de cadastro é simples, rápido e muito eficiente, um responsável pelo setor, com um tablete aciona o programa de cadastro, aperta o leitor óptico na etiqueta com código de barras do equipamento em questão que fazem parte do patrimônio do hospital; e pronto, mais um item é cadastrado. O registro fica arquivado por um ano, após esta data uma nova conferência precisa ser feita.

“O processo é prático e muito rápido. Realizamos auditoria patrimonial semestral via tablet e leitor de código de barras, conferindo todos os bens dos 98 setores existentes no hospital e cada setor possui um termo de responsabilidade contendo todos os bens existentes no setor”, relata Jaqueline.

     Nenhum material ou equipamento pode ser retirado do setor sem a devida justificativa ao serviço responsável.    

Solicitação de bens para os setores do hospital:

      Sempre que houver a necessidade de um item para determinado lugar, a  solicitação deve ser feita via ordem de serviço contendo os dados (modelo, marca e justificativa da solicitação). Os colaboradores do setor de  patrimônio avaliam a existência do bem solicitado nos bens patrimoniais disponíveis, se há a existência e disponibilidade, o bem é encaminhado ao setor solicitante. Caso não haja, o pedido é encaminhado a Gerência da área para solicitar a aprovação da Direção para a compra.
Se for solicitada a compra, o setor de Almoxarifado recebe e passa ao setor de patrimônio para o registro e distribuição dos itens solicitados.

      Atualmente mais de 13 mil itens já foram cadastrados pelo setor de patrimônio da Instituição.

“O empenho e dedicação da equipe do setor de patrimônio e tecnologia da informação, que juntos buscam alternativas de melhoria nos processos, com o objetivo de trazer qualidade aos trabalhos desenvolvidos, contribuem significativamente para a continuidade do bom desenvolvimento do trabalho dentro do hospital", pontua Christiani Pedroso, gerente financeira, responsável pelo setor de patrimônio.